De schoenendoos van ‘toen’ in een digitaal jasje

AALBURG / ALTENA - Soms zijn dingen sterk door hun eenvoud. Neem nou een schoenendoos. Dat is een doos waarin één paar schoenen past, aldus het woordenboek. Maar je kunt veel meer met een simpele schoenendoos! Wie kent niet de aloude kijkdoos …? Kinderen stoppen er herfstpulletjes in, bouwen er huizen mee of maken er een aquarium van met vissen aan het deksel.

Uiteraard is de schoenendoos een bewaarplaats voor foto’s, schoolschriften en meer... Maar ook een opslagruimte  voor bonnetjes en bankafschriften. Thuis. Of op de zaak. Touwtje erom, jaartal erop en in de kast voor ooit nog eens een keertje kijken. De schoenendoos ging, de ordner kwam. Daarmee nam ook de benodigde opslagruimte toe. Aan het eind van het jaar gaat de hele bups onder de arm naar de boekhouder of accountant die zich vervolgens administratief op de aangeleverde papierberg mag uitleven.

De vraag dringt zich op of dat allemaal niet eenvoudiger kan. Dan blijkt iets simpels als een schoenendoos opnieuw een sterke vondst. Maar dan eigentijdser, effectiever en veel efficiënter: de digitale schoenendoos. Nog steeds kunnen facturen, dagafschriften en bonnen ‘zo’ bij de boekhouder worden afgeleverd, maar pas nadat deze gescand en als e-mail verstuurd zijn. Kinderlijk eenvoudig, meesterlijk doeltreffend.

Het ronde archief
Dát is in eenvoudige bewoordingen de systematiek achter de Digitale Schoenendoos: een modern online boekhoudsysteem. Hoe werkt dat dan? Wijk en Aalburger Jaap Budding is, als mede-eigenaar van BFA Belasting- en Administratie Consulenten, de initiatiefnemer van De Digitale Schoenendoos. Budding: ‘Het systeem is volledig op maat gesneden voor iedere ondernemer. Naar omzet en hoeveelheid facturen, groot of klein, multinational of ZZP’er, verenigingen, het maakt niet uit. Wij nemen de administratieve rompslomp over. De ondernemer kan dan doen waar hij goed in is.’

Als gezegd kinderlijk simpel: facturen, dagafschriften en andere administratieve papieren worden gescand en naar BFA gemaild. Medewerkers werken aansluitend de administratie bij. Btw-aangiften gaan per kwartaal of per maand en de ondernemer krijgt een zogeheten Portable Document File (PDF) met de actuele stand van (zijn) zaken. Ook de jaarrekening (voor insiders: XBRL/SBR proof) en de aangiften worden keurig door het systeem gepresenteerd. Na verwerking gaan alle stukken naar het digitale archief. Budding lachend: ‘De ondernemer kan zijn papieren in het ronde archief laten verdwijnen.’
Hij geeft aan dat de Digitale Schoenendoos zo efficiënt is dat het goedkoper is je administratie uit te besteden dan het zelf te doen. ‘Vanaf 80,00 euro (ex btw – red.) per maand voeren wij de complete jaaradministratie. Wij worden wel eens prijsvechters genoemd. Maar dat is onzin. Door de efficiencyslag die wij met dit systeem gemaakt hebben, keren de voordelen zich uit ten gunste van de klant.’

Toekomst
Zien is geloven, zegt een oud spreekwoord. Budding voegt enthousiast de daad bij het woord en demonstreert de Digitale Schoendoos aan de hand van een willekeurige factuur. Inderdaad: scannen, mailen, boeken, controleren,rapporteren, archiveren. Het hele traject is te volgen en te corrigeren, waar nodig. Volledig transparant en zeer efficiënt.
De Digitale Schoenendoos: het klinkt als ‘toen’, maar is het van ‘nu’ en klaar voor ‘morgen’: bankmutaties automatisch laten verwerken, e-billing (elektronisch factureren), het kan allemaal. Wat de klant wil. Tailor-made.
Tailor-made? Is dat ook niet iets met een schoenendoos?

Bij de foto - Jaap Budding: 'De ondernemer kan zijn papieren in het ronde archief laten verdwijnen.’ (Foto Aalburg.net))